Finden Sie Ihre passenden Anwendungsfälle
Suchen Sie nach Tools, Use Cases oder Branchen und entdecken Sie, wie FTAPI Ihre Arbeitsabläufe automatisiert, Systeme verbindet und Prozesse beschleunigt.
Beispiel Anwendungsfälle
Entdecken Sie Beispiele für mögliche Anwendungsfälle. Nutzen Sie die Suche oben, um personalisierte Empfehlungen zu erhalten. Dies sind nur einige Beispiele – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.
Automatisierte Berechnung von Prüfungsergebnissen mit digitalem Nachweis
Prüfungsunterlagen mussten bisher in Papierform eingereicht und anschließend händisch ausgewertet werden – ein zeitintensiver Prozess, der leicht zu Fehlern führt. Mit einer digitalen Lösung werden die Daten automatisch verarbeitet, die Ergebnisse berechnet und der Nachweis direkt digital bereitgestellt. Das beschleunigt den gesamten Prüfungsablauf und sorgt für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Automatisierte Berichtserstellung und sichere Verteilung über SecuRooms – mit zentraler Freigabe und revisionssicherer Nachverfolgung
Berichte mit sensiblen Kundendaten müssen zuverlässig, sicher und ohne hohen manuellen Aufwand verteilt werden. Das bisherige Tool war jedoch fehleranfällig, vor allem bei großen Dateien, und erforderte für jeden Empfänger die Anlage eines eigenen Accounts. Mit FTAPI SecuRooms werden Berichte automatisch erstellt, zentral freigegeben und sicher an externe Partner übermittelt. Jede Übertragung ist nachvollziehbar, revisionssicher dokumentiert und entlastet interne Mitarbeitende spürbar durch den Wegfall manueller Schritte.
Automatisierte Compliance-Dokumentation mit revisionssicherer Archivierung
Compliance-relevante Dokumente müssen vollständig, korrekt und jederzeit nachvollziehbar archiviert werden. Statt manuell nach Dateien zu suchen oder unterschiedliche Ablagen zu prüfen, erfasst die automatisierte Lösung alle relevanten Dokumente direkt aus SharePoint und SAP. Diese werden eindeutig klassifiziert und revisionssicher mit den passenden Metadaten archiviert – für maximale Transparenz und klare Auditfähigkeit.
Automatisierte Formularverarbeitung mit direkter SAP-Integration und sicherem Kommunikationsprozess
Formulareingänge und Terminprozesse wurden bisher manuell bearbeitet, was zu Verzögerungen, Fehlern und fehlender Transparenz führte. Durch die Automatisierung des Eingangsprozesses und die direkte Weitergabe der Formulardaten an SAP entsteht ein effizienter, sicherer Workflow. Gleichzeitig wird die Kommunikation mit externen Institutionen standardisiert und abgesichert. Eine einheitliche Prozessstruktur im Terminmanagement reduziert den Aufwand und sorgt für konsistente Abläufe.
Automatisierte Übermittlung von Finanzdaten über die FTAPI REST-API
Finanzdaten müssen zuverlässig, sicher und strukturiert an externe Stellen übermittelt werden. Bisher geschah dies manuell oder über wenig flexible Prozesse. Durch die direkte Anbindung der Fachanwendung an die FTAPI REST-API können Finanzdaten nun automatisiert, verschlüsselt und nachvollziehbar übertragen werden. Das sorgt für durchgängige Sicherheit, weniger Aufwand und eine professionelle, standardisierte Datenbereitstellung.
Automatisierte Vertragsfreigabe über SharePoint, Teams und Jira
Verträge müssen schnell, sicher und nachvollziehbar freigegeben werden. Statt manueller Weiterleitungen per E-Mail sorgt ein automatisierter Prozess dafür, dass Verträge direkt aus SharePoint erkannt, an die richtigen Genehmiger:innen in Teams übermittelt und der Fortschritt transparent in Jira dokumentiert wird. So entsteht ein durchgängig digitaler Freigabeablauf ohne Umwege oder Medienbrüche.
Automatisierte, sichere Datenkommunikation mit gesetzlich Versicherten über temporäre SecuRooms
Die Kommunikation mit gesetzlich Versicherten war bislang komplex, uneinheitlich und häufig unsicher. Über 60 verschiedene Tools kamen zum Einsatz – je nachdem, mit wem kommuniziert wurde. FTAPI wurde bereits genutzt, jedoch ohne automatisierte Prozesse oder sicheren Rückkanal. Durch den Einsatz temporärer SecuRooms werden Datei-Uploads und -Downloads nun sicher, nachvollziehbar und einfach abgewickelt. Unsichere Kanäle wie E-Mail entfallen vollständig. Gleichzeitig werden Prozesse so gestaltet, dass sie langfristig stabil laufen und alle neuen Geschäftsvorfälle sauber über Sondervereinbarungen im Rahmenvertrag abgebildet werden.
Automatisierter Export von Berichten mit direktem Upload in den passenden Datenraum
Bisher mussten aufbereitete Daten manuell exportiert und an verschiedene Ansprechpartner verteilt werden – ein zeitintensiver Prozess, der leicht unübersichtlich wird. Durch die Automatisierung werden Berichte nun direkt aus dem System exportiert und ohne Zwischenschritte in den jeweils passenden Datenraum hochgeladen. Das sorgt für eine schnelle, sichere und strukturierte Bereitstellung der Informationen.
Automatisierter, sicherer Dokumentenversand durch die Integration von FTAPI in Outlook und ERP
Bestellungen, Rechnungen und andere geschäftskritische Dokumente müssen zuverlässig, sicher und ohne Umwege versendet werden. Die Integration von FTAPI in das neue Outlook-Add-In sowie das bestehende ERP-System automatisiert den gesamten Versandprozess, sorgt für durchgehende Verschlüsselung und macht jeden Schritt transparent nachvollziehbar. Unternehmen profitieren von einer modernen, skalierbaren Plattform, die sich flexibel um weitere Szenarien wie Payslips oder ERP-basierte Workflows erweitern lässt.
Beidseitige, verschlüsselte Synchronisierung von Abrechnungen und Mitarbeiterinformationen zwischen zentraler Stelle und angeschlossenen Organisationen
Der Austausch sensibler Abrechnungen und Mitarbeiterinformationen war bislang administrativ aufwendig und technisch schwerfällig. Durch eine automatisierte, beidseitige Synchronisierung zwischen der zentralen Stelle und allen angebundenen Organisationen werden die Daten nun sicher, verschlüsselt und ohne manuelle Zwischenschritte bereitgestellt. Das sorgt für klare Prozesse, reduziert den Pflegeaufwand und stellt eine moderne, skalierbare Lösung für den regelmäßigen Datenaustausch bereit.
Datenschutzkonforme Bereitstellung relevanter Statistiken mit Brief-basierter Nutzerverifizierung
Nach der Abkehr von der bisherigen Plattform gab es keine digitale Möglichkeit mehr, wichtige Übersichtsstatistiken sicher bereitzustellen. Gleichzeitig müssen alle Nutzerinnen und Nutzer eindeutig verifiziert sein, bevor sie Zugriff auf sensible Daten erhalten. Durch eine neue, datenschutzkonforme Lösung können die relevanten Statistiken nun digital bereitgestellt werden. Die Anwender werden dabei über eine briefbasierte Registrierung eindeutig identifiziert, sodass der Zugriff klar nachvollziehbar und gesetzeskonform erfolgt.
Digitale Bereitstellung von Pensionabrechnungen über synchronisierte SecuRooms
Pensionabrechnungen wurden bisher per Post an verschiedene Landeskirchen versendet – ein langsamer, kostenintensiver und fehleranfälliger Prozess. Mit einer digitalen Lösung können die Abrechnungen direkt aus der eAkte in ein Dateisystem abgelegt und anschließend automatisch über synchronisierte SecuRooms bereitgestellt werden. Die Landeskirchen erhalten so einen sicheren, direkten und jederzeit verfügbaren Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.
Digitale und sichere Übermittlung von sensiblen Daten an Abwasserverband
Bauunterlagen und technische Dokumente wurden bisher manuell an den Abwasserverband übergeben – ein zeitaufwändiger, unstrukturierter und potenziell unsicherer Prozess. Durch eine digitale Lösung können sensitive Daten nun verschlüsselt und nachvollziehbar übermittelt werden. Das sorgt für schnellere Abläufe, bessere Transparenz und eine sichere Zusammenarbeit mit dem Abwasserverband.
Digitale, fehlerfreie Erfassung und automatische Ablage von Formulardaten in Enaio
Statt ausfüllbare PDFs manuell zu verschicken und mühsam weiterzuverarbeiten, wird der gesamte Prozess durch ein digitales FTAPI-Formular abgelöst. Mitarbeitende tragen ihre Daten direkt online ein; daraus wird automatisch ein PDF erzeugt, die Inhalte werden exportiert und ohne Umwege in Enaio abgelegt. Das schafft Transparenz, reduziert Aufwand und bildet die Basis für weitere digitale Prozesse.
Digitales Bewerbungsformular mit automatisierter Verarbeitung und Excel-Übernahme
Bewerbungen wurden bisher per E-Mail eingereicht und anschließend manuell weiterverarbeitet. Dieses Vorgehen war zeitintensiv, unstrukturiert und fehleranfällig. Mit einem digitalen Bewerbungsformular werden alle Daten automatisch erfasst, verarbeitet und direkt in eine Excel-Liste eingetragen. Dadurch entsteht ein transparenter, effizienter Prozess mit deutlich weniger manuellen Schritten.
Digitalisierte Freigabe- und Veranstaltungsprozesse mit zentraler Workflow-Struktur
Komplexe Freigabe- und Veranstaltungsprozesse wurden bislang manuell oder per E-Mail abgestimmt – ein Aufwand, der zu Verzögerungen, Unklarheiten und fehlender Transparenz führte. Durch die Einführung einer digitalen Workflow-Lösung werden alle Abläufe zentralisiert, klar strukturiert und automatisiert gesteuert. Dadurch entstehen schnellere, transparente Freigabewege und eine skalierbare Plattform, über die künftig beliebig viele Verwaltungsprozesse digital umgesetzt werden können.
Digitalisierter Anmeldeprozess mit automatischer Barthel-Index-Bewertung und PDF-Ablage im Kliniksystem
Die manuelle Bewertung von Patientenanmeldungen war bisher zeitintensiv, fehleranfällig und in vielen Fällen uneinheitlich. Durch ein webbasiertes Anmeldeformular werden alle relevanten Daten strukturiert erfasst, die Punktzahl auf Basis des Barthel-Index automatisch berechnet und eine klare Entscheidung über Annahme, Ablehnung oder manuelle Nachbearbeitung getroffen. Die Ergebnisse werden sicher als PDF im Kliniksystem gespeichert und stehen jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung.
Digitalisierter Posteingang mit sicheren Webformularen und automatisierter Weiterleitung an Fachbereiche
Bürgeranträge wurden bisher per Post oder E-Mail eingereicht – mit hohem manuellem Aufwand, langen Bearbeitungszeiten und Sicherheitsrisiken. Durch die Digitalisierung des Posteingangs über sichere Webformulare werden Dokumente strukturiert erfasst, automatisch als PDF erzeugt und direkt im internen DMS (Enaio) abgelegt. Die zuständigen Sachbearbeitenden erhalten die Vorgänge unmittelbar über SecuMail. Gleichzeitig bleibt das System flexibel erweiterbar, etwa für Erstattungsanträge oder Schulbescheinigungen.
Direkter Versand verschlüsselter SecuMails aus dem DMS
Der Versand sensibler Dokumente aus dem DMS bedeutete bisher zusätzliche Arbeitsschritte: Dateien mussten zunächst exportiert, lokal gespeichert und anschließend manuell verschlüsselt versendet werden. Durch die direkte Integration von SecuMail in das DMS können Dokumente nun unmittelbar aus dem System heraus sicher übertragen werden – ohne Medienbrüche, ohne Zwischenspeicherung und mit deutlich weniger Aufwand.
Dynamische Online-Formulare zur Digitalisierung interner Workflows und automatisierten Weiterverarbeitung
Die bisherigen Formulare waren statisch und boten nicht die notwendige Flexibilität für komplexe Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse. Viele interne Antragsverfahren wurden manuell bearbeitet und führten zu langen Durchlaufzeiten. Mit der Einführung dynamischer, konfigurierbarer Online-Formulare können Daten strukturiert erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden. SecuFlows Advanced übernimmt die Verarbeitung im Hintergrund, leitet Informationen an die relevanten Stellen weiter und reduziert manuelle Arbeitsschritte erheblich. Gleichzeitig wird die bestehende FTAPI-Nutzung schrittweise ausgebaut, um eine einheitliche digitale Prozesslandschaft zu schaffen.
Dynamisches Antragsformular mit förderartspezifischen Uploadfeldern und sicherem Upload in den Datenraum
Für Objekt- und Projektförderungen werden verschiedene Unterlagen benötigt – abhängig von der jeweiligen Förderart. Bisher mussten diese Dokumente manuell gesammelt, zugeordnet und über unterschiedliche Wege eingereicht werden. Durch ein dynamisches Formular werden die Antragstellenden gezielt durch den Prozess geführt: Je nach Förderungsart erscheinen die passenden Uploadfelder, und alle Dateien werden sicher in den vorgesehenen Datenraum übertragen. Das schafft klare Strukturen, reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitung.
Dynamisches Formular mit automatischer Punkteberechnung für die Wohnungsvergabe und Excel-Übernahme
Die Vergabe von Sozialwohnungen basiert auf einem Scoring, das bisher manuell berechnet und dokumentiert wurde – ein zeitintensiver Prozess mit hohem Fehlerrisiko. Durch ein dynamisches, digitales Formular werden alle relevanten Angaben strukturiert erfasst, die Punktezahl automatisch berechnet und die Ergebnisse direkt in Excel eingetragen. Das sorgt für transparente Entscheidungen, weniger Aufwand und eine deutlich zuverlässigere Verarbeitung.
Einfache digitale Zustellung mit automatischer Downloadbestätigung nach Zahlungseingang
Publikationen wurden bisher über ein eigenes Portal bereitgestellt, das jedoch hohen Wartungsaufwand verursachte und technisch wenig flexibel war. Mit einer digitalen Zustelllösung können Dokumente jetzt effizient und sicher bereitgestellt werden. Nach erfolgtem Zahlungseingang wird der Download automatisch freigeschaltet, inklusive nachvollziehbarer Bestätigung. Das reduziert Aufwand, verbessert den Prozessfluss und sorgt für eine moderne Nutzererfahrung.
Einfache und automatisierte Übermittlung personenbezogener Arztdaten an eine Ärztekammer
Unterlagen für eine Ärztekammer wurden bisher in Papierform eingereicht und anschließend manuell weiterverarbeitet – ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Durch eine digitale Lösung können personenbezogene Daten nun strukturiert erfasst und automatisch an eine Ärztekammer übermittelt werden. Das schafft klare Abläufe, reduziert Aufwand und sorgt für eine schnelle, sichere Datenverarbeitung.
Einfache und gleichzeitig sichere Bereitstellung von Lohnabrechnungen und Lohnsteuernachweisen
Die digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen und Lohnsteuernachweisen wurde bisher über eine Lösung abgewickelt, die teuer war und von den Mitarbeitenden kaum genutzt wurde. Mit einer modernen, leicht verständlichen und gleichzeitig sicheren Bereitstellung können die Dokumente nun komfortabel abgerufen werden – datenschutzkonform, verschlüsselt und ohne unnötige Hürden. Das erhöht die Akzeptanz spürbar und entlastet HR sowie IT.
Einfaches und sicheres Teilen projektrelevanter Daten mit Kunden und Partnern
Im Projektalltag müssen regelmäßig Daten mit externen Kunden und Partnern geteilt werden. Da deren eigene Cloudspeicher oft nicht zugänglich oder administrierbar sind, fehlte bislang eine unkomplizierte und gleichzeitig sichere Möglichkeit für den Datenaustausch. Mit einer zentralen, geschützten Umgebung lassen sich projektrelevante Unterlagen nun zuverlässig bereitstellen – ohne aufwändige Rechteverwaltung oder technische Hürden.
Ende-zu-Ende-verschlüsselter Datenaustausch aus dem eigenen Tool mit externen Partnern
Daten, die im eigenen System erzeugt oder verarbeitet werden, müssen häufig mit externen Partnern, Kund:innen oder Behörden geteilt werden. Bisher geschah dies teilweise manuell oder über unsichere Kanäle. Durch eine integrierte Lösung können diese Daten nun direkt aus dem eigenen Tool heraus E2E-verschlüsselt übermittelt werden. Das sorgt für maximale Sicherheit, einfache Abläufe und einen durchgängig geschützten Datentransfer.
Gesetzeskonforme und sichere Übermittlung personenbezogener Daten an Krankenkassen
Durch neue Vorgaben in Österreich dürfen personenbezogene Daten nicht mehr per Fax übermittelt werden. Viele Einrichtungen müssen deshalb auf eine sichere digitale Lösung umsteigen. Mit einem verschlüsselten Übertragungsweg können sensible Daten jetzt gesetzeskonform, zuverlässig und schnell an Krankenkassen gesendet werden – ohne Risiko und ohne Medienbrüche.
Gesetzeskonforme und sichere Übermittlung von Personaldaten an Angestellte
Personaldaten wie Gehaltsabrechnungen oder wichtige Dokumente wurden bisher manuell kuvertiert und per Post verschickt – ein zeitintensiver Prozess mit hohen Kosten und Datenschutzrisiken. Mit einer digitalen, sicheren Lösung können diese sensiblen Unterlagen nun verschlüsselt und gesetzeskonform an Angestellte übermittelt werden. Das sorgt für schnellere Abläufe, weniger Aufwand und eine moderne, transparente Bereitstellung aller Personaldaten.
Gesetzeskonforme und sichere Übermittlung von Personaldaten an Mitarbeiter
Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen und andere personenbezogene Unterlagen wurden bislang manuell kuvertiert und postalisch verschickt – ein zeitintensiver, kostenintensiver und fehleranfälliger Prozess. Mit einer digitalen, sicheren Lösung können diese sensiblen Dokumente nun verschlüsselt und gesetzeskonform an Mitarbeiter übermittelt werden. Das beschleunigt die Bereitstellung, erhöht die Datensicherheit und entlastet HR spürbar.
Gesetzeskonforme und sichere Übermittlung von Zeitkarten an Angestellte
Zeitkarten wurden bisher manuell ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt. Das kostet Zeit, verursacht unnötigen Aufwand und ist für sensible Daten nicht ideal. Mit einer digitalen und sicheren Lösung können Zeitkarten nun verschlüsselt, gesetzeskonform und deutlich schneller an Angestellte übermittelt werden – ohne Papier, ohne Postweg und ohne Verzögerungen.
Gesetzeskonforme, automatisierte Übermittlung und schnelle Weiterverarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten wurden bislang per E-Mail oder sogar in Papierform übermittelt – ein unsicherer, zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Mit einer digitalen, automatisierten Lösung können diese sensiblen Informationen nun verschlüsselt übertragen und direkt weiterverarbeitet werden. Das sorgt für mehr Sicherheit, schnellere Abläufe und eine nachweislich gesetzeskonforme Verarbeitung der Daten.
Gesetzeskonforme, digitale Einreichung von Einkommensnachweisen mit automatischer Beitragsberechnung und Datenprüfung
Einkommensnachweise wurden bislang postalisch eingereicht und anschließend manuell weiterverarbeitet – ein langsamer, fehleranfälliger Prozess, der hohe Anforderungen an Datenschutz und Genauigkeit stellt. Durch ein sicheres Onlineformular können sensible Nachweise nun strukturiert und digital eingereicht werden. Die Daten werden automatisch geprüft, verarbeitet und eine Beitragsberechnung kann direkt erfolgen. Dadurch entstehen effiziente Abläufe, bessere Datenqualität und eine durchgängig rechtssichere Verarbeitung.
Gesetzeskonforme, digitale Übermittlung von Kundendaten mit automatischer Prüfung von Fehleingaben
Kundendaten waren bislang veraltet und mussten aufwendig postalisch verifiziert werden. Das führte zu langen Durchlaufzeiten, Medienbrüchen und erhöhtem Aufwand in den Fachbereichen. Mit einer digitalen, gesetzeskonformen Lösung können Kundendaten nun sicher übermittelt und gleichzeitig auf Fehleingaben geprüft werden. Dadurch verbessert sich die Datenqualität sofort, und Prozesse laufen deutlich effizienter und transparenter ab.
Gesetzeskonformer und nachvollziehbarer Rechnungsversand an Kunden
Bisher wurden Rechnungen unverschlüsselt per E-Mail versendet. Das ist unsicher, nicht gesetzeskonform und bietet keine saubere Nachvollziehbarkeit. Durch einen digitalen und geschützten Versandprozess können Rechnungen künftig sicher, verschlüsselt und vollständig nachvollziehbar an Kundinnen und Kunden übermittelt werden. Dadurch wird der gesamte Rechnungsversand professioneller, rechtssicherer und deutlich effizienter.
Gesetzeskonformer und strukturierter Bewerbungseingang
Bewerbungen gingen bisher per E-Mail ein – oft an unterschiedliche Gesellschaften und ohne einheitliche Struktur. Das erschwerte die Zuordnung, führte zu Medienbrüchen und stellte ein Risiko für den Datenschutz dar. Durch eine digitale, gesetzeskonforme Lösung können Bewerbungen nun strukturiert erfasst, sicher übertragen und zentral verarbeitet werden. So entsteht ein klarer, nachvollziehbarer und effizienter Prozess für alle Beteiligten.
Gesetzeskonformer Versand über einen zentralen, sicheren Anbieter
Der Versand sensibler Daten erfolgte bisher per E-Mail. Dadurch entstanden Sicherheitsrisiken, fehlende Nachvollziehbarkeit und ein unübersichtlicher Ablauf, da viele unterschiedliche Systeme beteiligt waren. Mit einem zentralen, gesetzeskonformen Anbieter können sensible Informationen nun sicher, verschlüsselt und über eine einheitliche Plattform versendet werden. Das sorgt für klare Prozesse, durchgehende Sicherheit und eine deutlich einfachere Kommunikation.
Komplett digitale Verteilung der Stundenzettel an Mitarbeiter und Filialen
Die Verteilung von Stundenzetteln war bisher ein sehr aufwendiger, papierbasierter Prozess. Mehrere gedruckte Exemplare wurden per Kurier an die Filialen geliefert, dort verteilt, unterschrieben und anschließend wieder zurück an die Zentrale geschickt. Zusätzlich erschwerte der fehlende Internetzugang in den Filialen einen modernen digitalen Prozess. Mit einer neuen Lösung werden Stundenzettel nun digital bereitgestellt: Mitarbeitende erhalten sie direkt per FTAPI SecuMail, während die Filialen die Dokumente über das angebundene Kassensystem beziehen können. Vor Ort lassen sich die Nachweise bei Bedarf einmal ausdrucken und unterschreiben, bevor sie gescannt und digital an die Zentrale zurückgesendet werden.
Mitarbeiter Onboarding
Vollautomatischer Onboarding-Prozess mit Azure AD Benutzer-Provisionierung, SharePoint-Zugriff und Teams-Integration.
Native Anbindung der FTAPI-Schnittstelle an das KIS für einen verschlüsselten Versand
Dokumente werden bisher direkt im KIS erstellt und verwaltet, müssen jedoch mit hohem manuellem Aufwand exportiert und anschließend per Hand versendet werden. Das führt zu Medienbrüchen, Verzögerungen und unnötigen Risiken im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten. Durch eine native Anbindung der FTAPI-Schnittstelle an das KIS können Dokumente künftig automatisch und verschlüsselt versendet werden – sicher, effizient und ohne manuelle Zwischenschritte.
Onlineformular für die Aufnahme von obdachlosen Menschen mit automatischer PDF-Erstellung und sicherem Upload
Anträge für die Unterbringung obdachloser Menschen mit medizinischem Bedarf wurden bisher per Post oder unstrukturiert per E-Mail von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen übermittelt. Dieser Prozess war langsam, unsicher und führte häufig zu unvollständigen oder schwer nachvollziehbaren Informationen. Mit einem digitalen Onlineformular können alle relevanten Daten strukturiert erfasst, automatisch in ein PDF-Dokument übertragen und anschließend sicher in einem Datenraum abgelegt werden. Das sorgt für klare Abläufe, bessere Datenqualität und deutlich mehr Sicherheit.
Prüfung des Downloadstatus und automatische Rückmeldung an das Laborinformationssystem
Nicht alle Patienten laden ihre Befunde zuverlässig herunter, was zu Verzögerungen, Unsicherheiten und zusätzlichem Aufwand im Labor führt. Um diesen Prozess transparenter und effizienter zu gestalten, kann der Downloadstatus jeder Zustellung automatisch geprüft werden. Die Information wird anschließend über eine REST-API-Schnittstelle direkt an das Laborinformationssystem übermittelt, sodass dort jederzeit ersichtlich ist, ob ein Befund abgerufen wurde oder ob weiterer Handlungsbedarf besteht.
Schnelle, sichere und einheitliche digitale Krankmeldung für Mitarbeitende
Die Krankmeldung erfolgt bisher über viele unterschiedliche Wege – telefonisch, per E-Mail oder sogar über Zwischenstellen. Das führt zu Verzögerungen, unvollständigen Informationen und erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit einer zentralen digitalen Lösung können Mitarbeitende ihre Krankmeldung schnell und einfach übermitteln. Da die Angaben sensible Personaldaten enthalten, werden sie verschlüsselt übertragen und sicher weiterverarbeitet.
Sichere Bereitstellung von Projektdaten in einem eigenen, leicht verwaltbaren Datenraum
Externe Partner benötigen Zugriff auf projektrelevante Daten, können aber nicht ohne Weiteres in SharePoint eingebunden werden. Gleichzeitig ist das Usermanagement in SharePoint komplex und aufwendig. Mit einem gesicherten Datenraum lassen sich Projektdaten einfach und sicher bereitstellen – inklusive eigenem, leicht administrierbarem Nutzer- und Rechtekonzept. Dadurch entsteht eine klare, flexible und sichere Kollaborationsumgebung für externe Beteiligte.
Sichere Synchronisation von Patientendaten aus dem KIS
Automatisierte, sichere und standardisierte Übertragung von Patientenstammdaten und Bewegungen (Aufnahme, Verlegung, Entlassung) aus dem KIS an nachgelagerte Systeme – in Echtzeit und revisionssicher.
Sichere Synchronisierung von Forschungsdaten zwischen Hochschule und Forschungsinstitut über E2EE-SecuRooms
Ein italienisches Forschungsinstitut liefert täglich Messdaten an eine Hochschule. Diese Daten sind hochsensibel und unterliegen besonderen Schutzanforderungen. Die bisherigen Übertragungswege waren jedoch nicht durchgehend sicher oder effizient. Durch eine automatisierte, verschlüsselte Synchronisierung können die Forschungsdaten nun zuverlässig ausgetauscht und in Ende-zu-Ende verschlüsselten SecuRooms abgelegt werden. So stehen sie der Hochschule sofort, sicher und strukturiert zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Sichere Übermittlung von Patientendaten aus dem Rettungswagen direkt an die Klinik
Im Rettungswagen müssen Patientendaten schnell, zuverlässig und sicher erfasst werden. Bisher geschah dies oft manuell oder über wenig abgesicherte Wege. Durch die digitale Erfassung per Tablet können alle relevanten Informationen direkt im Fahrzeug dokumentiert und anschließend über eine REST-Schnittstelle zwischen CKS und FTAPI sicher an die Klinik übermittelt werden. So stehen dort alle Daten bereits vor der Ankunft bereit.
Sichere Übermittlung von Patientendaten über ein personalisiertes Onlineformular
Für die Erstellung medizinischer Befunde müssen Krankenhäuser sensible Patientendaten strukturiert, vollständig und sicher an ein Labor übermitteln. Bisher geschah dies häufig auf verschiedenen Wegen, was zu Medienbrüchen, fehlender Einheitlichkeit und Risiken im Umgang mit vertraulichen Informationen führte. Ein personalisiertes Onlineformular ermöglicht eine klare und datenschutzkonforme Erfassung aller relevanten Angaben und sorgt dafür, dass diese sicher weitergeleitet werden.
Sichere und automatisierte Bereitstellung von Laborbefunden über SecuRoom-Synchronisation und Befundportal
Laborbefunde wurden bislang per Post oder Fax an Ärztinnen und Ärzte verschickt – ein langsamer, unsicherer und fehleranfälliger Prozess. Für medizinische Einrichtungen bedeutet das hohe Kosten, lange Wartezeiten und einen unnötig komplexen Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten. Mit einer digitalen Bereitstellung über synchronisierte SecuRooms können Befunde sicher, verschlüsselt und automatisiert bereitgestellt werden. Ein ergänzendes Befundportal ermöglicht Ärztinnen und Ärzten einen strukturierten, einfachen Zugriff.
Sichere und einfache Online-Übermittlung von Patientendaten mit automatischer Weiterleitung an die Klinik
Bisher wurden Patientendaten und medizinische Dokumente per E-Mail oder in Papierform an die Klinik übermittelt. Das verursachte hohen manuellen Aufwand, unsichere Übertragungswege und fehlende Nachvollziehbarkeit. Durch eine digitale Lösung können Patientendaten nun strukturiert online eingereicht und automatisch an die zuständige Klinik weitergeleitet werden. Dies ermöglicht eine schnellere Terminvergabe und eine sauber dokumentierte Patientenhistorie – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche manuelle Schritte.
Sichere, automatisierte und nachvollziehbare Bereitstellung von Laborbefunden über eine REST-API-Schnittstelle
Laborbefunde wurden bisher per Post oder Fax an Patientinnen und Patienten versendet – ein langsamer, fehleranfälliger und datenschutzrechtlich riskanter Prozess. Mit einer direkten Anbindung des Laborinformationssystems an eine REST-API-Schnittstelle können Befunde künftig automatisiert, verschlüsselt und lückenlos nachvollziehbar bereitgestellt werden. Das sorgt für schnellere Ergebnisse, klare Prozesse und maximale Datensicherheit.
Sichere, datenschutzkonforme Bereitstellung von Gehaltsdaten mit einfachem Mitarbeiterzugriff
Das bisherige System zur digitalen Bereitstellung von Gehaltsinformationen war fehleranfällig und sorgte für Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Mit einer modernen, sicheren Lösung werden Gehaltsdaten nun datenschutzkonform übertragen und stehen den Mitarbeitenden über einen einfachen, klar definierten Zugriff zur Verfügung. Das erhöht die Sicherheit, vereinfacht interne Abläufe und schafft Vertrauen in den Prozess.
Sichere, digitale Uploadlösung für Kund:innen mit automatischer Zuordnung und strukturierter Ablage
Bisher fehlte ein sicherer digitaler Kanal, über den Kund:innen vertraulliche Unterlagen übermitteln konnten. Dokumente wurden per E-Mail gesendet, anschließend manuell gesichtet und auf verschiedene Postfächer verteilt – ein arbeitsintensiver Prozess mit hohem Risiko für Datenschutzverletzungen, insbesondere bei Gesundheitsdaten. Mit einer einfachen, sicheren Uploadlösung entsteht ein zentraler, DSGVO-konformer Übertragungsweg für Kund:innen und Partner. Eingehende Dokumente werden automatisch zugeordnet, strukturiert abgelegt und entlasten die Schadenabteilungen spürbar. Perspektivisch kann die Lösung um OCR- oder KI-basierte Datenextraktion erweitert werden, etwa für Rechnungsdaten oder Kennzeichen aus Fotos.
Sicherer Datenaustausch
Dieser Use Case beschreibt einen automatisierten, sicheren Datenaustausch.
Sicherer und automatisierter Datenaustausch zwischen internen Systemen und der FTAPI-Cloud
Die bisherigen Prozesse zum Austausch von Dateien zwischen internen Systemen und externen Stellen waren weitgehend manuell und dadurch fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht durchgehend sicher. Besonders bei sensiblen Daten war die Einhaltung von Datenschutzvorgaben schwer zu gewährleisten. Durch eine automatisierte, zentral steuerbare Lösung können Dateien künftig zuverlässig, verschlüsselt und vollständig nachvollziehbar übertragen werden. Gleichzeitig entsteht ein effizienter Onboarding-Prozess, der Dateiflüsse strukturiert und dauerhaft kontrollierbar macht.
Sicherer Versand von Laborbefunden aus dem LIS
Automatisierter und sicherer Versand von Laborbefunden direkt aus dem Labor-Informations-System (LIS) an behandelnde Ärztinnen, Stationen oder externe Partner – vollständig verschlüsselt und nachvollziehbar.
Strukturierte Anfragen über ein zentrales Onlineformular
Anfragen zur Schädlingsbekämpfung gingen bisher auf vielen verschiedenen Wegen ein – per E-Mail, telefonisch oder über interne Weiterleitungen. Das führte zu unvollständigen Informationen, aufwendigen Rückfragen und verzögerten Bearbeitungszeiten. Ein zentrales Onlineformular sorgt dafür, dass alle benötigten Angaben direkt strukturiert erfasst werden und der gesamte Prozess deutlich effizienter abläuft.
Synchronisation von Projektordnern mit Kunden über sichere Datenräume
Wenn sensible Projektdaten mit externen Partnern geteilt werden müssen, ist ein sicherer und gleichzeitig effizienter Austausch entscheidend. Bisher erfolgte das Teilen häufig manuell, über unsichere Kanäle oder mit hohem Abstimmungsaufwand. Durch die Nutzung sicherer Datenräume können Projektordner automatisiert synchronisiert und jederzeit aktuell bereitgestellt werden – ohne Mehraufwand und ohne Risiko für Datenverluste oder Fehlzustellungen.
Synchronisierung archivierter Daten in einen SecuRoom mit einfacher Zugriffssteuerung
Archivierte Daten müssen oft über Jahre hinweg verfügbar bleiben – gleichzeitig ist die Verwaltung der Zugriffsrechte in vielen Systemen sehr aufwendig. Häufig müssen Anfragen manuell geprüft, Berechtigungen einzeln gesetzt oder geändert und technische Hürden überwunden werden. Durch die Synchronisierung in einen SecuRoom stehen die Daten zentral, sicher und jederzeit aktuell zur Verfügung. Die Berechtigungen können einfach gesteuert werden, ohne komplexe Administration.
Test
Test
Verschlüsselte und datenschutzkonforme Bereitstellung von Befunden – flexibel für einmalige und regelmäßige Empfänger
Medizinische Befunde enthalten hochsensible Patientendaten und müssen sicher, zuverlässig und gleichzeitig möglichst einfach bereitgestellt werden. Bisher fehlte jedoch eine Lösung, die sowohl spontane Einzelzustellungen als auch regelmäßige Übermittlungen an feste Empfänger strukturiert abbildet. Mit einer Kombination aus verschlüsselten SecuMails und übersichtlichen SecuRooms können Befunde nun sicher übermittelt und je nach Empfängertyp optimal bereitgestellt werden.
Verschlüsselte und digitale Übertragung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen wurden bisher ausschließlich in Papierform bereitgestellt, was sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig und kostspielig war. Zudem fehlte ein sicherer digitaler Kanal, der den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht. Durch eine verschlüsselte digitale Übertragung können Abrechnungen nun schnell, modern und absolut datenschutzkonform an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugestellt werden.
Verschlüsselte und getrennte Bereitstellung von Befunden für Patienten und Therapeuten
Die Lösung muss sowohl für Patienten als auch für Therapeuten funktionieren und dabei alle rechtlichen Vorgaben erfüllen. Gleichzeitig unterscheiden sich die Anforderungen an den Zugriff: Patientenkonten benötigen einen begrenzten, geschützten Zugang, während Therapeuten unbegrenzten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen benötigen. Beide Gruppen sollen Befunde sicher und verschlüsselt erhalten – unabhängig voneinander und ohne gegenseitige Abhängigkeiten.
Verschlüsselte, nachvollziehbare Ablage mit Möglichkeit für Ergänzungen und Nachlieferungen
Das bisherige System erlaubte nur eine einmalige verschlüsselte Übertragung – ohne Möglichkeit, zusätzliche Dateien nachzureichen oder bestehende Dokumente zu ergänzen. Dadurch ging der Zusammenhang zwischen Versionen verloren, und es war kaum nachvollziehbar, welche Unterlagen vom Lieferanten tatsächlich verwendet wurden. Mit einer neuen, verschlüsselten Ablage können nun alle Lieferanten ihre Dateien strukturiert bereitstellen – inklusive Ergänzungen, Korrekturen oder Nachlieferungen. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar und sicher dokumentiert.
Verschlüsselter Datenexport aus der Dokumentenverwaltung mit Metadaten-Datei zur sicheren Verteilung an angeschlossene Organisationen
Bewerbungen und Personalakten müssen regelmäßig zwischen einem zentralen Servicezentrum und verschiedenen Einrichtungen ausgetauscht werden. Bisher geschah dies manuell, in unterschiedlichen Formaten und mit hohem Risiko für Datenschutzverstöße. Durch den strukturierten Export aus der Dokumentenverwaltung – inklusive einer Metadaten-Datei zur eindeutigen Zuordnung – können die Daten nun sicher, verschlüsselt und standardisiert an alle angebundenen Organisationen verteilt werden. Das sorgt für klare Abläufe, weniger manuelle Arbeit und eine nachweislich datenschutzkonforme Übertragung.
Verschlüsselter und datenschutzkonformer Versand automatisierter E-Mails
Der automatisierte Versand von E-Mails entspricht in seiner bisherigen Form nicht mehr den datenschutzrechtlichen Anforderungen. Sensible Informationen werden unverschlüsselt verschickt und verlassen das Haus ohne ausreichende Absicherung. Mit einer sicheren Lösung können automatisierte E-Mails künftig verschlüsselt versendet werden, sodass Datenschutz, Compliance und Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet sind.
Verschlüsselter, automatisierter Dokumentenversand durch die direkte FTAPI-Anbindung an das KIS
In vielen Kliniken werden Dokumente direkt im KIS erzeugt und verwaltet. Für den Versand mussten diese Dateien bislang manuell exportiert, lokal gespeichert und anschließend händisch versendet werden – ein zeitintensiver Prozess mit hohem Fehlerrisiko. Durch die native Anbindung der FTAPI-Schnittstelle an das KIS können Dokumente nun direkt aus dem System heraus verschlüsselt übertragen werden. Das spart Aufwand, erhöht die Sicherheit und sorgt für einen durchgängigen digitalen Workflow.
Vollautomatische und verschlüsselte Übertragung von SAP-Datensätzen mit Rückspiel der aktualisierten Flottendaten
Täglich erzeugte SAP-Listen mussten bisher manuell exportiert, versendet, beim Dienstleister geprüft und anschließend wieder händisch zurückgeführt werden. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und passte nicht zu den Anforderungen an moderne, sichere Datenprozesse. Mit einer vollautomatischen, verschlüsselten Übertragung werden die Datensätze nun zuverlässig an den Dienstleister übermittelt – inklusive automatischem Rückspiel der aktualisierten Daten zur Flotte. Das sorgt für deutlich mehr Effizienz und maximale Datensicherheit.
Vollautomatischer Austausch von PLM-Daten mit externen Partnern – inklusive Import, Export und Downloadkontrolle
Im PLM-System entstehen fortlaufend relevante Datensätze, die externen Partnern bereitgestellt und anschließend mit deren Rückmeldungen wieder im PLM verarbeitet werden müssen. Bisher erforderte dieser Prozess viele manuelle Schritte, was zu Verzögerungen, Fehlern und fehlender Transparenz führte. Mit einem vollautomatischen Austauschprozess können Daten nun sowohl exportiert als auch importiert werden – inklusive einer zuverlässigen Kontrolle, welche Datensätze bereits von externen Partnern abgeholt wurden.
Vollständig automatisierte und zertifizierte Befundübermittlung über SecuFlows Sync
Die bisherige Eigenlösung für die Übermittlung von Laborbefunden war technisch instabil, insbesondere bei großen Datenmengen und komplexen Authentifizierungsprozessen. Zudem fehlte eine einheitliche, skalierbare und zertifizierte Struktur, um sensible medizinische Daten zuverlässig an Ärztinnen, Kliniken und weitere Partner zu senden. Mit SecuFlows Sync entsteht eine vollständig automatisierte Befundübermittlung, die höchsten Datenschutzanforderungen entspricht und langfristig flexibel erweiterbar ist.
Zentrale Plattform für sicheren Datenaustausch und automatisierte Service- und Einkaufsprozesse mit FTAPI
Viele Unternehmen verteilen täglich Softwareversionen, Preislisten oder Kundendokumente und müssen gleichzeitig Einkaufsprozesse zuverlässig abwickeln. Mit FTAPI werden diese Workflows auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt: Dateien können sicher bereitgestellt, Service-Dokumente geschützt abgelegt und Einkaufsprozesse über SecuFlows automatisiert verarbeitet werden. Die Administration bleibt dabei übersichtlich und intuitiv – ganz ohne komplexe manuelle Schritte.
Zentrale, sichere Austauschplattform für Mitglieder mit automatisierter Datenraum-Erstellung und Dokumentenverteilung
Für die Kommunikation mit Mitgliedern müssen regelmäßig sensible Unterlagen wie Geschäftsberichte, Steuerdaten oder ZVK-Meldungen verteilt werden. Bisher geschah dies häufig manuell und über unterschiedliche Wege – mit hohem Aufwand und vielen Fehlerquellen. Mit FTAPI entsteht eine zentrale Plattform, die automatisch Rooms für Mitglieder erstellt, Daten anhand der Mitgliedsnummer korrekt zuordnet und Dokumente verschlüsselt verteilt. Die Anmeldung erfolgt sicher per 2-Faktor-Authentifizierung mit SecuPass oder E-Mail. So gewinnen IT und Fachabteilungen spürbar Zeit zurück und profitieren von einer klar strukturierten, einheitlichen Lösung.
Zentrale, sichere Formular- und Austauschplattform für alle Abteilungen – mit automatisierter Verarbeitung über FTAPI SecuForms
Viele Abteilungen arbeiten täglich mit Formularen, Anhängen und sensiblen Daten. Ohne einheitliche Plattform entstehen schnell manuelle Abläufe, unterschiedliche Standards und Sicherheitsrisiken. Mit FTAPI entsteht eine zentrale Lösung für alle Fachbereiche: Formular-Uploads werden automatisiert verarbeitet, Daten DSGVO-konform abgelegt und verschlüsselt übertragen. Die Integration in bestehende Systeme wie SAP oder Outlook erfolgt nahtlos. Zudem sorgt Rechnungssplitting über 2024/2025 für volle Kostenkontrolle und Planbarkeit.
Zentraler, sicherer Speicherort für alle Lieferantenaufträge mit vollständiger Nachvollziehbarkeit
Bestellungen und Änderungen wurden bisher häufig per E-Mail abgestimmt – ein unübersichtlicher Prozess, bei dem Informationen leicht verloren gingen und Fehlaufträge entstanden. Durch einen zentralen, sicheren Speicherort pro Lieferant werden alle Aufträge strukturiert abgelegt, Änderungen transparent dokumentiert und Zugriffe vollständig nachvollziehbar gespeichert. Das schafft Klarheit, reduziert Fehler und sorgt für eine zuverlässige Basis im Beschaffungsprozess.
Zentraler, verschlüsselter Sammelpunkt für Meldungen – strukturiert nach Company Code
Meldungen, die sensible Gehaltsinformationen enthalten, müssen sicher und nachvollziehbar bereitgestellt werden. Durch einen zentralen Sammelpunkt können alle Meldungen gebündelt, verschlüsselt übertragen und anschließend nach Company Code sortiert abgelegt werden. Das sorgt für eine klare Struktur, erleichtert die Zuordnung und erhöht die Transparenz im gesamten Prozess.
Zentrales Dokumenten-Setup mit personalisierter Kommunikation über einheitliche Kopfzeile und Personalnummer
Bisher wurden allgemeine Informationen, Tantiemenabrechnungen, Beteiligungsdokumente oder Kurzarbeitsinhalte individuell über Filialen gesteuert oder sogar postalisch verschickt. Dadurch entstanden unterschiedliche Abläufe, hohe Kosten und fehlende Einheitlichkeit. Durch ein zentrales Setup mit identischer Kopfzeile und der automatischen Auslesung der Personalnummer können verschiedene Dokumententypen nun einheitlich verarbeitet und personalisiert bereitgestellt werden – analog zu bestehenden Payslip-Prozessen. Das sorgt für klare Strukturen, konsistente Kommunikation und weniger manuellen Aufwand.
Zentrales System für digitale Gehaltsnachweise – mit landesspezifischer Selbstverwaltung und einheitlichem SAP-Export
Lohn- und Gehaltsnachweise wurden bisher nicht digital bereitgestellt. Gleichzeitig sollten alle Länder, die organisatorisch als eine Region geführt werden, eine gemeinsame Lösung nutzen – ohne ihre eigene Verwaltungshoheit zu verlieren. Mit einem zentralen System können nun alle Gehaltsdokumente über einen einheitlichen SAP-Export verarbeitet werden. Jedes Land verwaltet dabei eigenständig seine Nutzer und Abrechnungen, während der Prozessablauf für alle gleich bleibt. Das schafft Einheitlichkeit, Flexibilität und eine sichere digitale Bereitstellung der Dokumente.
Zuverlässige Synchronisation von SFTP-Dateien in die lokale Infrastruktur – inklusive automatischem Error-Handling
Bisher wurden Dateien über individuelle Skripte vom SFTP-Server abgeholt. Diese Lösung war zwar funktional, jedoch anfällig für Fehler, schwer wartbar und bot keinerlei transparente Überwachung oder automatisierte Fehlerbehandlung. Mit einer stabilen, zentral gesteuerten Synchronisation lassen sich SFTP-Daten nun zuverlässig in die lokale Infrastruktur übertragen – vollständig abgesichert und jederzeit nachvollziehbar.
Zuverlässige Übertragung großer Datenmengen
Wenn sehr große Datensätze regelmäßig übertragen werden müssen, stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. Speicherplatzprobleme, unterbrochene Übertragungen und fehlende Nachvollziehbarkeit führen zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand. Eine stabile, automatisierte Lösung stellt sicher, dass große Datenmengen zuverlässig, vollständig und sicher übertragen werden – ohne manuelle Eingriffe und ohne Risiko von Datenverlust.